FORTEGNELSESPLIGT

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i HF Suså

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Frivillig Forening, HF Suså, CVR 31 82 78 84

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 09-05-2021

Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?  Kontaktoplysninger på navngivne personer.Følgende bestyrelsesmedlemmer: Bestyrelsesmedlemmer jf. Liste over bestyrelsen på www.hfsusaa.dk.Dog primært formand og kasserer.  
Hvad er formålene med behandlingen?Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.   Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.  Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning.Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer. Indhentelse af børneattester.Udbetaling af godtgørelser.  
Hvilke personoplysninger behandler vi?Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.  Almindelige personoplysninger: NavnAdresseMailadresseTelefonFødselsdato   Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummerOplysninger om strafbare forhold  
Hvem behandler vi oplysninger om?De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.  Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer: MedlemmerLedereTrænereEnkle bestyrelsesmedlemmer    
Hvem videregives oplysningerne til?Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde.   Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.  Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri.Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger.  
Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 3 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløbBørneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke  
Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.  Oplysninger om personer i foreningen er i Haandoffice samt hos kassereren i excel.   Til Haandoffice har formande og kassereren rettighed til at varetager medlemmernes persondata. Eller er der forskellige niveauer for adgang.     Foreningen har ikke en separat foreningscomputer eller medlemsregistereringssystem.   Formanden og kassereren benytter deres private pc’er er beskyttet af password, ingen har kendskab til disse password.  
Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.   Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.  
Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?  Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til: At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.  Vores IT-system kan følgende: Regnskabsbilg markuleres efter 5 regnskabsår af kasserer. Når en træner stopper i foreningen, slettes bilag om børneattest i den digitale postkasse. Dette gøres manuelt af kasserer. Haandoffice er ved at gennemgå en større opdatering ift medlemshåndtering.

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.